Leesverslag: Het nieuwe werken ontrafeld

Ik heb het boek Het nieuwe werken ontrafeld: Over Bricks, Bytes & Behaviour van Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter gelezen (Van Gorcum 2011, website). Hieronder een leesverslag. Over Het Nieuwe Werken bij de Universiteit Utrecht later meer.

Waar komt Het Nieuwe Werken vandaan?

Het Nieuwe Werken is ontstaan uit twee ontwikkelingen: Web 2.0 en Medewerker 2.0.

1. Web 2.0 creëert nieuwe mogelijkheden. Informatie is overal en voor iedereen beschikbaar. Er ontstaan telkens nieuwe manieren om virtueel samen te werken en nieuwe verbanden te vormen.
2. Er komt een nieuwe generatie werknemers aan die is opgegroeid met de mogelijkheden van Web 2.0 en daardoor fundamenteel verschilt van eerdere generaties. Steekwoorden zijn virtueel samenwerken, communiceren, netwerken, kennisdelen, snel, minder bereid zich aan te passen aan de organisatie.

Bedrijven moeten veranderen om de medewerker 2.0 binnen te halen en te  houden. Door de stijgende vraag naar kenniswerkers en de verwachte krapte op de arbeidsmarkt zullen bedrijven om talenten moeten “vechten”.

Wat is Het Nieuwe Werken?

Het Nieuwe Werken kent vier principes. Alleen waar deze vier principes samen komen is echt sprake van Het Nieuwe Werken.

1. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken.
2. Sturen van medewerkers op resultaat in plaats van tijd/aanwezigheid.
3. Vrije toegang toe en gebruik van kennis, ervaring en ideeën.
4. Flexibele arbeidsrelaties.

Het Nieuwe Werken is helemaal niet zo nieuw. De afzonderlijke elementen zijn al decennia oud. De ontwikkelingen waar Het Nieuwe Werken een antwoord op vormt zijn wel nieuw!

Motieven voor het nieuwe werken

Bedrijven kiezen voor het nieuwe werken om kosten te besparen of de opbrengst te verhogen.

1. Besparen op huisvesting, reiskosten, ICT (draadloos, cloud etc.), ziekteverzuim en werknemers (meer met minder mensen).
2. Opbrengst verhogen door hogere tevredenheid/betrokkenheid van werknemers, betere prestaties, beter samenwerking, betere benutten van kennis, imago verhogen, klanttevredenheid vergroten en duurzaam ondernemen.

Structurele verbeteringen worden vooral bereikt vanuit de tweede invalshoek. Maar op korte termijn levert de kostenbesparing  meer resultaat. Bedrijven introducren daarom vaak Het Nieuwe Werken met kostenbesparing als doel.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Dit is wat het eerst bij mensen opkomt wanneer ze aan Het Nieuwe Werken (HNW) denken. Interessante kwesties zijn bijvoorbeeld

1. “het fysieke minimum” (hoeveel tijd moet je minimaal op kantoor met collega’s doorbrengen om effectief te kunnen samenwerken)
2. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken kan in meer functies dan je denkt (bijvoorbeeld ook voor secretaresses en helpdeskmedewerkers)
3. Bij bedrijven die Het Nieuwe Werken invoeren blijkt dat het veranderen van het gedrag van de werknemers het meeste aandacht behoeft. Begeleiden van de werknemers is essentieel. Er moet een collega zijn die in het concept gelooft en anderen over de drempel helpt.

Sturen op resultaat

In het nieuwe werken worden werknemers op resultaat aangestuurd. De manager coacht. De werknemer neemt zelf verantwoordelijkheid. Bij de invoering van HNW wordt soms in managementlagen gesnoeid. Daar komen functies, rollen, teams en tijdelijke samenwerkingsverbanden voor in de plaats. Maar bij sommige bedrijven wordt HNW ook ingevoerd met behoud van de formele organisatiestructuur.  Vertrouwen is het toverwoord.

Vrije toegang tot en gebruik van kennis, ervaringen en ideeën

In klassieke organisaties heeft het management een kennisvoorsprong. Web 2.0 toepassingen helpen bij het toegankelijk maken van informatie voor alle werknemers.  Een kernbegrip bij Philips is “share unless”. De vraag is niet welke informatie gedeeld mag worden, maar welke informatie niet gedeeld mag worden. Wiki’s kunnen hier een rol spelen, maar ook LinkedIn-achtige toepassingen.
De ICT-afdeling van een bedrijf trapt soms op de rem. Bestaande ICT-structuren zijn bekend, beheersbaar en betrouwbaar. Voor nieuwe Web 2.0 toepassingen geldt dit minder.

En verder voor iedereen een laptop en smartphone en toepassingen als Microsoft Communicator waar collega’s elkaar makkelijk kunnen vinden, ongeacht waar ze zijn.

Implementatie van Het Nieuwe Werken

Bedrijven hanteren verschillende strategieën bij het invoeren van Het Nieuwe Werken.  Dit varieert van initiatieven op de werkvloer tot veranderingen van bovenaf opgelegd. Al die manieren werken, maar om initiatieven van de werkvloer in de (hele) organisatie te verankeren is uiteindelijk wel sturing van boven nodig.

Bij de invoering van het nieuwe werken zijn een aantal aandachtspunten. Werknemers vallen makkelijk terug in oude patronen. Niet iedereen kan even goed een balans vinden tussen werk en privé. Meer verantwoordelijkheid voor werknemers leidt tot meer discussie en lijkt daardoor in eerste instantie minder efficiënt. Maar de uitvoering van de genomen besluiten roept minder weerstand op.

Wat levert het op?

Het effect van Het Nieuwe Werken is moeilijk meetbaar. Het gaat om zachte effecten en er is vaak sprake van verschillende gelijktijdige veranderingen . Besparingen zijn nog wel te kwantificeren (huisvesting, ziekteverzuim) maar opbrengsten niet.

In de resultaten van de onderzochte bedrijven zijn tocht een paar lijnen te ontdekken:

1. Medewerkertevredenheid en aantrekkelijkheid als werkgever stijgen.
2. Het ziekteverzuim daalt.
3. Er is een afname in woon-werkverkeer en reis- en verblijfkosten.
4. Er is een besparing op huisvestingskosten.

Nu veranderen?

De auteurs van het boek stellen dat bedrijven die niet mee gaan in Het Nieuwe Werken uiteindelijk de boot zullen missen. Het meest urgent is Het Nieuwe Werken volgens hen voor organisaties “waar de nadruk ligt op kennis als hefboom en services als het daaruit volgende resultaat”. In de kennisintensieve sector is de urgentie hoog, de arbeidsintensieve sector zal uiteindelijk moeten volgen.

En Het Oude Werken dan?

Het Nieuwe Werken betekent niet het einde van Het Oude Werken. Wat werkt hangt niet alleen af van de aard van de werkzaamheden, maar verschilt ook per individuele werknemer. Een mix van oud en nieuw leidt tot het beste resultaat.