Charleston #2: overwegingen bij de aanschaf van bestanden

Door een aantal sprekers werd vanuit verschillende invalshoeken gekeken naar de aanschaf van bestanden (tijdschriften, bronnenverzamelingen etc.). Wat komt er kijken bij de beslissing over de aanschaf van een bestand.

George Machovech sprak over assessment tools. In de eerste plaats de Charleston Advisor, een tijdschrift waarin databases worden besproken (en waarvan hij managing editor is).  Er wordt gekeken naar de inhoud, interface, prijs en overlap met eventuele andere produkten. Helaas, het woord viel maar één keer vandaag, geen Open Access tijdschrift!
Een tweede tool is de trial. Daarover waren alle sprekers het eens: neem een trial wanneer dat nodig is. Wanneer je de interface al kent en weet wat er in de database zit, neem dan geen trial.
Er zijn voor tijdschriften en indexes content comparison tools beschikbaar die je kunnen vertellen of een pakket overlap heeft met een ander pakket dat de bibliotheek al heeft (EBSCO vs Proquest, Scopus vs WoS). Genoemd werden Serials Solutions, Gold Rush Reports, CUFTS Resource Comparison en JISC ADAT. De laatste twee zijn gratis. JISC kan voor ongeveer 25 pakketten een vergelijking geven, CUFTS voor veel meer.  Serials Solutions zou op termijn ook pakketten e-books moeten kunnen vergelijken, maar de verschillende ISBN’s maken dat op het moment nog lastig.

Ann Okerson sprak in de tweede lezing over de praktijk in haar bibliotheek (Yale, budget 24 miljoen $/jaar) en haar ervaring in een consortium van bibliotheken.  Voor bestedingen boven $5.000 moet formeel toestemming gegeven worden waarbij de vakspecialist (of hoe dat ook heet in de VS) een aanbeveling schrijft waarin prijs, inhoud, verwacht gebruik, kwaliteit etc. worden beschreven. De belangrijkste reden om een bestand te kopen was vaak de expliciete vraag die er in een faculteit was naar dat bestand. Daarna is de prijs de belangrijkste factor, of belemmering, bij aanschaf. Redenen om niet tot aanschaf over te gaan waren opties voor individuele leners om een abonnement te nemen (bijvoorbeeld voor de New York Times online) en te grote overlap met andere producten. Daarbij geldt vooral voor bronnencollecties de vraag of er niet alternatieven zijn in het publieke domein (Europeana bijvoorbeeld).
Consortia zouden zich in hun onderhandelingen met uitgevers minder op specifieke producten moeten richten en meer op het totale aanbod. Dus niet korting bedingen op een bestand van Alexander Street Press, maar onderhandelen over korting op een x aantal willekeurige bestanden van ASP, waarbij de bibliotheken binnen het consortium zelf kiezen welke voor hen de beste zijn.

Bij de presentatie van Tony Horava raakte ik het een beetje kwijt. Of dat door de spreker kwam of door de lange reis naar Charleston laat ik in het midden. Maar ik heb niets relevants opgeschreven.

In de samenvatting en discussie achteraf werden nog een paar interessante opmerkingen gemaakt. Bijvoorbeeld dat je bij de aanschaf van bronnencollecties de faculteit speciale fondsen kunt laten zoeken voor de eenmalige aanschaf en als bibliotheek alleen de vervolgkosten betaald (in Ottawa heeft het departement Engels voor die financiering van ECCO gezorgd, of EEBO). Accreditatie werd door meerdere mensen genoemd als reden om tot aanschaf van een bestand over te gaan (voor een goede accreditatie moet dit wel beschikbaar zijn). Is het goed voor de bibliotheken om de onderhandelingen over bestanden zo transparant mogelijk te houden? Het antwoord van één van de sprekers was dat die onderhandelingen zo ingewikkeld zijn, dat van transparantie sowieso geen sprake kan zijn. Bij een prijsvoorstel horen vaak pagina’s met toelichting. Tenslotte werd ook nog even gesproken over deselectie van bestanden. Veel bibliotheken zijn in de positie dat ze abonnementen op bestanden moeten afstoten om nieuwe te kunnen betalen. Indexes/bibliografieën zijn de eerste die verdwijnen. Veel bibliotheken kunnen nog budget terugwinnen door tijdschriften om te zetten naar e-only, of te ontdubbelen met pakketten.

Laatste statement: De aankoop van databases met historische bronnen frustreert de voortgang van OA! We betalen voor materiaal dat zich in het publieke domein bevindt en via Europeana, Digital Library of America of andere initiatieven ook vrij toegankelijk kan worden gemaakt.

Tot slot nog een handige link naar Global Resources Forum.