Charleston #3: Afstoten en de gezamenlijke collectie

Op een groot congres (16 gelijktijdige lezingen) op vier verschillende locaties kan het zomaar gebeuren dat je een verkeerde zaal binnenloopt. Zo liep ik per ongeluk een zaaltje binnen waar gesproken werd over de valkuilen bij het afstoten van delen van collecties en de mogelijkheden voor samenwerking. Achteraf vond ik het wel een gelukkige vergissing. Al zal ik nooit weten of die sessie over DRM niet nog interessanter was.

Omdat je van fouten meer leert dan van succesverhalen werden in deze presentatie drie “gruwelijke” voorbeelden aangehaald.

De Universiteitsbibliotheek in Serracuse had een deel van haar collectie afgestoten naar een off-site magazijn, 250 mijl verwijderd van de bibliotheek. Tot hun verbazing leidde dit tot een grote opstand binnen de faculteit. Wat was er fout gegaan? Allereerst was de faculteit (Humanities) op geen enkele wijze betrokken. Ze hoorden het pas achteraf. Een locatie op 250 mijl afstand met een maal per dag transport vonden ze te ver en te weinig. Waarom werden er eigenlijk boeken van Geesteswetenschappen afgestoten en niet die van een andere faculteit. De faculteit had juist plannen om de collectie, die verouderd was, te versterken. En waarom werden er boeken afgestoten terwijl drie verdiepingen van de bibliotheek leeg stonden? Uiteindelijk werd de hele actie teruggedraaid. Nu is er gekozen voor een magazijn op 1,5 mijl afstand, gevuld met boeken van Sciences en Social Sciences.

Op een meer praktisch niveau kan het ook fout gaan. In een andere bibliotheek (welke weet ik niet meer) was vanwege een renovatie een collectie tijdelijk in een magazijn geplaatst. Een deel van de collectie (oude, niet-geïndexeerde tijdschriften) zou terug gaan naar de open opstelling. Deze waren met blauwe tape gemarkeerd. Maar op een of andere manier had de verhuizer de boodschap gekregen dat materiaal met een blauwe markering vernietigd moest worden. De fout is snel ontdekt, maar niet nadat een container met oude jaargangen was weggegooid. De wetenschappelijke staf was furieus. Na een jaar was de collectie weer hersteld, maar het vertrouwen in de bibliotheek niet.

Ook in een derde bibliotheek (Augustana) werd niet met de faculteit gecommuniceerd en ontdekte een professor bij toeval dat heel bijzonder materiaal was weggegooid. Dit liep eerst met een sisser af, tot één van de studenten die aan het project had meegewerkt stage ging lopen in het kader van haar opleiding journalistiek. Haar artikel in de plaatselijke krant leidde er uiteindelijk zelfs toe dat er televisieploegen op de stoep van de bibliotheek stonden.

Communicatie, communicatie, communicatie.

In de vervolgdiscussie kwamen verschillende zaken aan de orde. Uit bovenstaande voorbeelden blijkt natuurlijk dat het vernietigen of zelfs verplaatsen van bibliotheekcollecties gevoelig ligt. Het is een controversieel en explosief onderwerp. Het imago van de bibliotheek als betrouwbare partner staat op het spel, emotionele argumenten bepalen het debat. Binnen de Geesteswetenschappen speelt dit volgens een toehoorder nog sterker, omdat boeken de (enige) tastbare uitkomsten zijn van het onderzoek (maar dat zou dan ook voor sommige andere vakgebieden moeten gelden?) “Romance of the Stacks” en “The smell of books”.

Overigens, de tegenstand van bibliotheekmedewerkers moet ook niet worden onderschat. “Als wij het niet bewaren, wie dan wel?” Terwijl materiaal dat electronisch beschikbaar is en in vijfvoud op papier helemaal niet bewaard hoeft te worden. Toch?

Tegelijkertijd zijn de inhoudelijke argumenten om wel materiaal te verplaatsen of weg te gooien sterk. De kosten voor opslag van boeken zijn hoog. Het gebruik is laag. En er zijn legio alternatieven (electronisch of in andere bibliotheken). Ook een off-site storage mag geen afvalbak worden, dat dreigen we wel eens te vergeten.

Er zijn voldoende voorbeelden van samenwerking. Bijvoorbeeld waar de leidende bibliotheek in een consortium toezegt haar collectie te handhaven. Daardoor kunnen de andere bibliotheken hun collecties ontdubbelen ten opzichte van die collectie. Of een grote bibliotheek die materiaal opneemt wat door andere bibliotheken wordt afgestoten. In Nederland heeft de UKB vergelijkbare afspraken.

Een aantal zaken kunnen helpen de faculteiten mee te krijgen. Leg allereerst duidelijk uit waarom je materiaal afstoot en betrek de faculteit in het proces. Biedt alternatieven, verwijzingen naar electronische edities van het tijdschrift of boek in de titelbeschrijving van iets dat ver weg in een magazijn is geplaatst. Een instrument voor Virtual Browse (Search Works) trok een historicus over de streep. De faculteit krijgt iets terug, bijvoorbeeld studieplekken, een Academic Commons Space, een overzichtelijke collectie.

Leg kortom uit waarom het verlies geen verlies is en de winst wel winst.