Charleston #8: Big Deals & Perpetual Access

Twee lezingen gingen over de analyses van Big Deals. Eastern Michigan University heeft onderzocht of  voortzetting van een Big Deal wel in verhouding stond tot de kosten. Concordia University Library deed een onderzoek naar Core Titles bij Elsevier en vroeg zich af of perpetual access wel zo belangrijk is. Zoals bij veel lezingen waren dit voorbeelden van bibliotheken die in vergelijkbare processen zitten als onze bibliotheek en ook in hetzelfde stadium van dat proces. Geen pasklare antwoorden dus, wel nieuwe inzichten en bevestigingen van wat wij ook doen.

Downsizing the Big Deal

Eastern Michigan University zit in een situatie waarin ze jaarlijks ongeveer 5% van hun verplichtingen opzeggen, om stijgende kosten op te vangen en ruimte te houden voor het aangaan van nieuwe verplichtingen. 85% van hun uitgaven aan e-journals ging naar Big Deals, terwijl deze slechts 52% van het gebruik vertegenwoordigden. De download van een electronisch artikel kost gemiddeld $2,96. Voor artikelen in een Big Deal was dit gemiddeld $5,72. Alle reden om kritisch naar de Big Deals te kijken.

Er zijn gegevens verzameld over het gebruik (downloads), de kosten (costs per download) en impactfactoren voor twee vakgebieden binnen het tijdschriftenpakket van Wiley. De overzichten zijn ook aan de wetenschappelijke staf voorgelegd. Hen is gevraagd een inhoudelijk oordeel te geven over de titels, welke zijn echt belangrijk.

De pilot heeft nog geen concreet oordeel over het pakket opgeleverd, omdat slechts twee onderdelen bekeken zijn. Wel is duidelijk dat deze aanpak leidt tot een goed onderbouwd oordeel per vakgebied en dat samenwerking met de faculteit mogelijk is. De gestructureerde aanpak werd sterk gewaardeerd door de wetenschappelijke staf. En de relatie met die staf werd door deze samenwerking verbeterd.

De vervolgvraag is of deze proef “scalable” is. Kan deze analyse ook gedaan worden in samenwerking met alle collectiespecialisten en vertegenwoordigers uit hun achterban? Er moeten veel data verzameld worden, alle collectiespecialisten moeten uitleg krijgen hoe die data te interpreteren en er wordt medewerking gevraagd van veel leden uit de wetenschappelijke staf. Het komende semester moet een duidelijk oordeel over het pakket van Wiley gegeven worden, voor het contract afloopt.

Het eventuele opzeggen van een Big Deal, als dit al zinvol is, heeft grote gevolgen. Wiley geeft bij losse abonnementen minder archiefjaargangen dan in de Big Deal. De bibliotheek verliest niet alleen toegang tot minder relevante tijdschriften, maar ook electronische toegang tot oudere delen van essentiële tijdschriften.

Daarnaast kan het opzeggen van een Big Deal door een bibliotheek ook gevolgen hebben voor andere bibliotheken in een consortium.

Break up with perpetual access.

Concordia University Library heeft een vergelijkbare analyse gedaan van haar Big Deal bij Elsevier. Net als bij de vorige universiteit speelt het onderscheid tussen Core titels en in dit geval Freedom titels een belangrijke rol. Core titels zijn de tijdschriften waartoe je toegang behoudt, ook nadat de Big Deal ophoudt. In theorie tenminste.

Groot verschil met de analyse van Michigan is dat de bibliotheek zich heeft afgevraagd wat eigenlijk Good Usage is. Zij hebben daarvoor het bedrag genomen dat de aanvraag van een artikel via IBL gemiddeld kost. Dat is naar schatting $20 (dat is kostprijs, niet wat een klant betaald). Op basis van die grens voor Good Usage bleek 80% van de kerntijdschriften goed gebruikt te worden.

Bijkomend voordeel van de analyse was dat trends in het gebruik van tijdschriften onderzocht konden worden. Deze trends weerspiegelden ontwikkelingen in de faculteiten en konden ook gebruikt worden om de collectievorming bij te stellen.

Op die grens voor Good Usage is wel wat aan te merken. Een download van een artikel laat zich moeilijk vergelijken met een IBL aanvraag. De drempel voor het downloaden van een artikel is veel lager. Zou die drempel even hoog zijn, dan werden er veel minder artikelen gedownload en zou de prijs per download voor een tijdschrift veel hoger liggen.

Doel van de analyse was om te komen tot een nieuwe, beter afgewogen keuze van Core Titles met perpetual access. Maar gaandeweg vroeg men zich af waar ze nu eigenlijk mee bezig waren. Voor sommige disciplines zijn oude jaargangen helemaal niet relevant en perpetual access daarmee ook niet. De statistieken lieten zien dat artikelen uit het archief (<1996) veel minder geraadpleegd werden. Daarbij moet een bibliotheek ook gaan bijhouden op welk moment welke titels Core Titles waren en voor welke jaren ze daarmee blijvende toegang hadden. Dat is niet te doen.

Het is vreemd om geen blijvende toegang tot tijdschriften te willen. Toch biedt de perpetual access regeling van uitgevers vooral een schijnzekerheid. En het is niet voor alle vakgebieden even noodzakelijk. De reaktie vanuit de zaal: als we moeten kiezen tussen het loslaten van perpetual access of het afstoten van tijdschriften, dan kiezen we voor het eerste. Maar dat kan alleen wanneer uitgevers de rechten op perpetual access willen laten vervallen in ruil voor een prijsverlaging. En waarom zouden zij dat eigenlijk doen?

Ik denk dat ik in een samenvattende post nog op Big Deals terugkom. Andere lezingen over Scholarly Publishing en de Status Quo in bibliotheken behandelen de problematiek vanuit andere invalshoeken.