Stand van zaken invoering Pure juli 2014

Vanaf begin dit jaar is de Universiteit Utrecht bezig met de invoering van Pure, het Current Research Informatie Systeem (CRIS) van Elsevier, dat de UU gekozen heeft als opvolger van Metis. Pure wordt ingevoerd op de hele universiteit, maar er komen 2 databases: één Pure database voor het UMCU en één voor de UU. Er is sprake van 2 gescheiden implementatietrajecten, maar natuurlijk wordt er zoveel mogelijk samen opgetrokken. Bij de UU is de koppeling met het SAP systeem nu gerealiseerd (d.w.z. dat personen en aanstellingen nu in Pure zitten) en is men een heel eind gevorderd met de migratie van de publicaties van Metis naar Pure. De invoering bij het UMCU loopt iets achter op dat van de UU. Invoering bij de UU staat gepland voor dit najaar, dan zullen de faculteiten voor het eerst breed met Pure geconfronteerd worden.
Rol van de Universiteitsbibliotheek in Pure
Even recapituleren: wat doen we als UB ook al weer met een CRIS? Metis was het toevoerkanaal voor het Igitur Archief (nu: Utrecht University Repository): Utrechtse publicaties, voor zover er een fulltext aan toegevoegd was, kwamen via Metis naar DSpace en werden, indien dit auteursrechtelijk toegestaan was (DV controleerde daarop) zichtbaar in het Igitur Archief. Op deze manier hoefden wetenschappers slechts één keer metadata in te voeren voor registratie en archivering van hun publicaties in plaats van twee keer. Voor een aantal faculteiten of departementen verzorgde de UB tegen betaling de invoer in Metis. De UB zorgde vervolgens dat de Utrechtse publicaties ook elders zichtbaar werden, bijvoorbeeld in NARCIS, de nationale portal.
Pure is een completer en gebruiksvriendelijker CRIS dan Metis.
– Completer omdat Pure behalve de functie van registratie van de Utrechtse wetenschappelijke productie, ook bijv. een uitgebreide portalfunctionaliteit kent. Pure zou bijv. de rol van de Profielpagina’s of van de repository kunnen overnemen. Overigens zit dit niet in de scope van het huidige implementatietraject!
– Gebruiksvriendelijker omdat bijv. publicaties niet van scratch af aan ingevoerd hoeven te worden in Pure. Pure “harvest” initieel grote databases als Scopus of Pubmed en biedt onderzoekers die informatie aan. Onderzoekers hoeven dan alleen hun publicaties nog maar te claimen (=aan te merken dat die publicaties (mede) door hen geschreven zijn).

Deze kenmerken maken dat de invoering van Pure meer consequenties voor de UBU heeft dan simpelweg de interface met Metis vervangen voor die met Pure. Dat was begin af aan duidelijk, dus heeft de UB vooraf in maart de beleidsuitgangspunten t.a.v. repository en CRIS vastgesteld. Dit document dient als leidraad voor de rol van de UBU in Pure. Beleidsuitgangspunten repository en CRIS _MO

Wat is er tot nu toe gebeurd?
• In april is het werkpakket Interface Pure-DSpace (de DSpace connector) gestart. Hierin heeft vooral Marina Muilwijk een belangrijke rol, maar ook DV heeft een bijdrage geleverd door een mapping te maken tussen de metadatavelden in DSpace en die in Pure. Martin Slabbertje en ICT hebben gezorgd voor een DSpace testcollectie en een koppeling met de Pure testomgeving. Inmiddels, na wat strubbelingen, kan er nu getest worden. Daarvoor heeft Guido van Dongen voor DV een testprotocol opgesteld. De komende weken wordt in verschillende iteraties gekeken of inderdaad alle publicaties met alle gewenste velden netjes meekomen naar DSpace.
• Tegelijkertijd zijn met DV sessies gehouden over de toekomstige rol van m.n. DV in de Pure processen. In de beleidsuitgangspunten is nl. gesteld dat de UB op basis van haar expertise de eindverantwoordelijkheid heeft voor de kwaliteit van de bibliografische metadata en de metadata met betrekking tot Open Access in het CRIS. Wat heeft dit voor consequenties voor de rol van DV en ligt hier misschien een nieuwe uitdaging?
• Vanuit het project is de UB gevraagd mee te denken welke databases als bron zouden kunnen dienen voor Pure. Er zijn ca. 10 databases waarmee Pure een standaard koppeling heeft, daaronder vallen bijv. Scopus, Web of Science, Pubmed etc. Heleen van der Linden en Désiree ten Dam hebben uitgezocht of de UU licenties had op deze databases: of we ze überhaupt móchten aansluiten. Vervolgens is aan de vakspecialisten de vraag gesteld welke databases voor hun onderzoekers van belang waren (finetuning) en of er wellicht andere databases in hun discipline interessant zijn om aan te sluiten. Op deze vraag komen de antwoorden nu binnen.
• Ondertussen spelen allerlei kwesties rondom Open Access, het toekennen van embargo’s bijvoorbeeld. Tot nu toe werden deze zaken binnen DSpace geregeld, maar de tendens is nu dat binnen Pure te regelen en de betreffende informatie via de DSpace connector binnen te halen. Dat betekent een heel andere manier van werken, maar ook een risico. Komt alle informatie die wij nodig hebben juist en volledig mee en hoe borgen we dat zoveel mogelijk publicaties Open Access beschikbaar komen?
• Begin juli zijn we in het project begonnen met het bepalen van de workflow: wie doet (en mag) wat wanneer in Pure en hoe? En voor ons: wat wordt de rol van de UBU? Samen met DV hebben we gekeken in welke Pure processen de UBU een rol kan spelen. Zo is al bepaald dat de UBU administrator of journals wordt: de tijdschriftenlijst in Pure gaat bijhouden. De UBU krijgt verder een belangrijke rol bij de Invoer van publicaties: het controleren van de metadata en het bepalen of een publicaties in de repository zichtbaar mag worden of niet. Hoe dat precies in zijn werk gaat zal in de komende maanden in de praktijk uitgetest moeten worden.
• Op korte termijn gaan we dus testen, bijstellen, testen, weer bijstellen etc. En dat betekent veel werk, vooral voor het testteam bij DV.

Vanuit de projectleiding is de volgende projectplanning bekend gemaakt. 2014 06 25 Planning Pure op hoofdlijnen NB: dit betreft dus alleen de planning van de UU, niet van het UMCU!

NB: Momenteel wordt op diverse andere instellingen in Nederland Metis vervangen. Tilburg en Groningen hebben ondertussen Pure in gebruik genomen, ook de KNAW heeft voor Pure gekozen. Leiden gebruikt Converis (het pakket van Thomson Reuters). Ook Rotterdam gaat Converis gebruiken. Andere instellingen zijn nog in de fase van pakketselectie.

Meer informatie? Vraag het aan Saskia Franken . s.franken@uu.nl of Guido van Dongen g.vandongen@uu.nl