Charleston #1: Over verdeling van collectievormingsgelden

Ik ben deze week met Kitty op het bibliotheekcongres in Charleston. Op het blog zal ik verslag doen van de verschillende sessies.

Woensdagochtend was er een workshop onder de titel Developing a Weighted Library Allocation Formula. Kort samengevat heeft de bibliotheek (Arkansas State University Library) een eigen collectievormingsbudget. Een deel van dat budget wijzen ze toe aan de departementen, een deel geven ze naar eigen inzicht uit. Om te bepalen welk deel van het budget naar welk departement gaat hebben ze een verdeelsleutel opgesteld.

Eerst hebben ze in een brainstorm alle mogelijke criteria verzameld. Aantallen studenten, aantallen cursussen, gemiddelde boekprijs, uitleningen, parkeerplaatsen (echt waar) etc. Vervolgens hebben ze gekeken welke daarvan echt bruikbaar zijn. Het gebruik van materiaal is bijvoorbeeld moeilijk te meten, omdat gegevens niet zijn uit te splitsen naar departement. Uiteindelijk bleven een aantal criteria over die onderwijs, onderzoek en de gemiddelde prijs van boeken/tijdschriften representeerden.

Vervolgens hebben ze wegingsfactoren toegekend. Welk criterium heeft welk gewicht in de formule. Graduate classes krijgen een groter gewicht dan undergraduate classes. Maar de gemiddelde prijs van boeken en tijdschriften krijgt het grootste gewicht! Die wegingsfactoren vormen ook het zwakke punt: met welk argument laat je graduate students drie keer zwaarder wegen dan undergraduate students. Waarom niet twee keer, of vier keer. En waarom heeft de gemiddelde prijs zoveel invloed op de verdeling van het budget, of waarom niet nog meer invloed.

Maar de grootste tekortkoming is volgens mij dat de behoefte van een departement niet wordt gewogen. Voor iedere club, klein of groot, telt eenzelfde basisbehoefte. Materiaal dat er moet zijn, of er nu 5 of 50 studenten zijn. Ook zijn er vakgebieden waarin weinig publicaties verschijnen (Nederlandse letterkunde) of juist gigantisch veel (Engelse letterkunde). Of groepen die de bibliotheek niet veel gebruiken tegenover groepen voor wie de bibliotheek centraal staat. In de bibliotheek van de Arkansas State University merkten ze dan ook dat er departementen waren die het hen toegekende budget nooit volledig benutten. Maar een echte oplossing hadden ze niet.

De presentatie en een excelbestand met een demoversie van de verdeelsleutel staan online.

Morgen is er ook een lezing van een bibliotheek die de verdeling van het budget heeft afgeschaft. Zij werken volgens het wie-het-eerst-komt…-principe. In zijn lezing in Utrecht stipte Rick Anderson ook al aan dat het handhaven van een rechtvaardige verdeling van het collectievormingsbudget lastig is in combinatie met vraaggestuurde collectievorming. Daarover morgen misschien meer.