PDA: kosten onder controle

De PDA-pilot voor Filmwetenschappen en Internationale Betrekkingen is bijna drie maanden onderweg en ik durf wel te zeggen dat we de kosten onder controle hebben. Zeker voor Internationale Betrekkingen. Dat is dan mede te danken aan een heel strenge Bertine.

In de laatste maand (14 mei – 13 juni) werden 62 aanvragen goedgekeurd, 12 keer werd een boek aangekocht, 50x werd deze alleen uitgeleend voor één of meerdere dagen. In die periode zijn ongeveer 100 aanvragen ingediend, 40% wordt door ons dus afgewezen.
Die aanvragen worden vooral ingediend door studenten. Over de hele periode van mediated PDA is ruim 90% van de aanvragen afkomstig van studenten.

Bij de beoordeling van de aanvraag spelen veel factoren een rol. En nee zeggen tegen een klant gaat mij niet altijd makkelijk af. Kortom, het beoordelen van aanvragen kost best veel tijd.

1. Is het een student of docent/onderzoeker?
   Deze vraag is snel beantwoord. Aan het emailadres herken je het direct. Een verzoek van een medewerker weegt duidelijker zwaarder dan die van een student. Een verzoek van een medewerker wordt eigenlijk nooit afgewezen.
2. Waar komt de student of docent/onderzoeker vandaan?
   Deze vraag vereist iets meer arbeid. De naam van de student of onderzoeker moet opgezocht worden in de adressengids van de universiteit. Is de student of medewerker van een andere faculteit, dan spelen we de aanvraag vaak door aan de betreffende vakspecialist. Ons collectievormingsbudget komt immers van de faculteit Geesteswetenschappen. Wanneer je krap bij kas zit moet je strenge keuzes maken.
3. Is het boek op een andere manier beschikbaar?
   Het kan zijn dat het boek in een andere vorm al beschikbaar is in Utrecht. Bijvoorbeeld als ebook via Cambridge Books Online of in gedrukte vorm in de bibliotheek. Eigenlijk zouden we die helemaal niet willen tonen aan de klant, maar dat blijkt in de praktijk moeilijk te realiseren. Deze aanvragen keuren we bijna altijd af.
   We controleren soms ook of het boek bij een andere bibliotheek in Nederland beschikbaar is. Dan wijzen we een aanvraag af of melden de klant dat hij/zij het ebook één dag mag bekijken en daarna terecht kan in….
4. Waar gaat het boek eigenlijk over?
   Je zou het eigenlijk vergeten, maar de inhoud van het boek speelt natuurlijk ook nog een rol. Past het in het profiel? Hebben we alternatieven in huis?
5. Is het boek eerder aangevraagd?
   Bij de aanvraag vermeldt EBL hoe vaak het boek al is aangevraagd en hoeveel van die aanvragen zijn goedgekeurd. Dat kan een rol spelen in de afweging, bijvoorbeeld bij de keuze tussen een STL of aankoop.
6. Wat kost het boek?
   Ook een voor de hand liggende vraag natuurlijk. Niet alleen wat het boek kost, maar ook hoe de STL-prijs zich verhoudt tot de aankoopprijs. Dit kan variëren van 5 tot 20%. De goedkoopste STL tot nu toe: 60 dollarcent voor een dag.

De antwoorden op al deze vragen gaan op een weegschaal, daar komt nog wat “vorm van de dag” bij en zo kom je uiteindelijk tot een besluit. En dat doen we dus zo goed dat de uitgaven nu binnen de perken blijven.