Agile PM vs. Prince2: let the battle begin!

Vorige week heb ik mijn certificering voor agile projectmanagement (https://www.agilebusiness.org/agilepm) gehaald. Dat leek me een goed moment om wat gedachten op een rijtje te zetten over wat agile projectmanagement eigenlijk is, hoe het verschilt van Prince2, en wat de UB er mee zou kunnen doen.

Agile PM is het een projectmanagementmethode gestoeld op het DSDM-framework (Dynamic Systems Development Method). Het is dus net als Prince2 een kader waarbinnen je projecten kunt aansturen. En alhoewel het voortbouwt op de “agile” filosofie (http://agilemanifesto.org/), is het goed je te realiseren dat die uitgangspunten geschreven zijn met softwareontwikkeling in het achterhoofd (en niet per se projectmanagement). Het is ook belangrijk om je te bedenken dat veel agile methoden (denk aan Scrum, Kanban, XP) zich afspelen op teamniveau en dat je ze dus niet kunt gebruiken om complexe projecten aan te sturen (denk aan een politiek-bestuurlijke omgeving), maar dat je ze wel binnen een project kunt gebruiken, bijvoorbeeld om een (deel)product te maken.

De verschillen tussen Prince2 en Agile PM lijken op formeel niveau niet zo groot; als je baalt van de productenlijst van Prince2 dan wordt je niet heel veel gelukkiger van Agile PM (ik telde nog steeds 14 items). Prince2 kent 8 rollen in een project, Agile PM kent er 11. Naarmate ik verder vorderde in de cursus vond ik dat “agile” in “agile PM” zelfs een beetje misleidend, want er wordt zowel uitgegaan van de sterke kanten van meer “traditioneel” projectmanagement (waar de nadruk veelal op controle en kwaliteit ligt) als de sterke kanten van “agile” (waar de nadruk sterker op communicatie, klantbetrokkenheid en transparantie ligt). “Agile” bekt gewoon lekker. Toch zijn er wel degelijk verschillen.

Voor mij springen er een paar dingen uit. Ten eerste het omgaan met veranderingen. Agile PM neemt al als uitgangspunt dat het niet mogelijk is precies te weten wat de klant wil, en werkt daarom met het “just enough design up front” principe. De details komen later wel. Alhoewel je bij Prince2 ook gebruikt kunt maken van fasering, past de methode voor mijn gevoel toch beter bij projecten die meer lineair verlopen, in plaats van cyclisch. (In projectmanagementtermen heb je het dan over sequentieel –beter bekend als waterval- versus interatief & incrementeel.) Waar Prince2 een heel mechanisme voor afwijking van de vooraf gestelde norm kent (changes en exceptions) inclusief rapportages en escalatiemechanismen, geeft Agile PM meer beslissingsbevoegdheid (empowerment) lager in de hiërarchie, waardoor het team meer dingen zelf op lost en minder gebruik maakt van het management.

Een tweede verschil is dat (continu) testen, het ophalen van feedback en het gebruiken van deze input om het eindresultaat beter te maken, een centrale plaats inneemt in de methode. Dit heeft alles te maken met het agile principe dat alles dat tussentijds opgeleverd wordt ook daadwerkelijk in gebruik genomen moet kunnen worden, want dat maakt de kans dat je veel geld besteed voor een inferieur (of geen) eindproduct aanmerkelijk kleiner. Liever minder functionaliteit maar goed bruikbaar, dan veel functionaliteit maar niet klaar voor productie (niet operationeel, of niet veilig, of niet conform de wettelijke kaders).

Een derde verschil: Agile PM houdt zich bezig met wat er op teamniveau gebeurt. Prince2 geeft hier wel kaders voor (denk bv. aan werkpakketten) maar Agile PM benoemt ook rollen op het niveau van het “solution development team” (klantvertegenwoordiging zit bv. ook ín het team, er is iemand expliciet belast met testen, etc.) en een aantal technieken (prioritering d.m.v. MoSCoW, planning d.m.v. timeboxen). Alhoewel ik heel enthousiast ben over de rollen in het team, vind ik het expliciet benoemen van “best practices” een beetje vreemd voor een framework. Zowel Prince2 als Agile PM kan, als projectmanagementmethode, in combinatie met diverse product- of softwareontwikkelmethodes worden gebruikt, en het aanbevelen van specifieke technieken lijkt dan ook wat overbodig.

(Afbeelding: bij traditioneel projectmanagement zoals Prince2 maak je vooraf afspraken over welke functionaliteiten je op gaat leveren, en aan welke kwaliteitseisen je gaat voldoen. Bij Agile PM maak je afspraken over tijd, geld en kwaliteit. Het resultaat is, kort door de bocht, dat traditionele projecten vaak uitlopen en te duur uitpakken, of dat de kwaliteit uiteindelijk toch onder druk komt te staan omdat er geen tijd/geld meer is. Als je meer Agile werkt lever je wellicht minder op dan afgesproken, maar wel binnen tijd en budget.)

En dan nu de brandende vraag: wat moet de UB er mee? Vanaf september hebben we een stafafdeling projectmanagement, en dat maakt de vraag hoe wij onze projecten willen aansturen, extra urgent. Er is door de jaren heen veel veranderd; de ontwikkelaars programmeren minder, nationale systemen maken plaats voor internationale systemen, en ik heb aan den lijve ondervonden dat systemen inkopen steeds ingewikkelder wordt door hogere security eisen en Europese aanbestedingsregels. Tegelijkertijd experimenteren we in de UB met een innovatielab, omdat we snel en flexibel willen kunnen reageren op de veranderende wereld om ons heen. Dat leidt tot een heel divers palet aan projecten, waarbij het niet noodzakelijk de beste oplossing is om die allemaal op een zelfde manier aan te sturen. De vraag of we naast Prince2 nog van een tweede projectmanagementmethode gebruik gaan maken staat dus hoog op de agenda.